صفر تا صد اصول مدیریت انبارداری + فرآیندها!
-
content-writer
- 1405-06-22
چگونه انبار را مدیریت کنیم؟ اصول انبارداری و مدیریت انبارداری نقش مهمی در کاهش هزینهها و افزایش سرعت عملیاتهای انبار دارد. به همین دلیل، آشنایی با اصول مدیریت انبارداری حرفه ای برای هر کسبوکاری ضروری است. برای مثال، مدیریت موجودی کالا، انباردار را از این آگاه میکند که چه کالاهایی را کم دارد و برعکس، چه کالاهایی در انبارش زیاد هستند. اما دقیقاً بهترین روش کنترل موجودی انبار چیست؟ انواع روش ها و سیستم های انبارداری مختلف هستند، برای کسب و کار با نیازهای متفاوت طراحی شده و هر کدام هم مراحل خودشان را دارند. حالا مراحل مدیریت انبار چیست؟ با ما همراه باشید تا در این مقاله به این سوالها و این پاسخ دهیم که نرم افزار مدیریت انبار چه کاربردی دارد؟ و این که اصول چیدمان کالا در انبار چیست؟
مدیریت انبارداری چیست و چه تفاوتی با انبارداری دارد؟
داشتن یک برنامه برای هماهنگ کردن فعالیتهای داخل انبار و نظارت بر آنها مدیریت انبارداری است. برای مثال، مدیریت انبار فعالیتهای آن را از زمانی که کالا واردش میشود تا نگهداری، جمع آوری و ارسال آن مدیریت میکند. اما خود انبارداری بیشتر مربوط به کارهایی است که کارمندان در روز آنها را انجام میدهند؛ مثل دریافت کالاهای مختلف، چیدن آنها به صورت مرتب در انبار و نگهداری و تحویل کالاها. با این تعریف، اصول مدیریت انبارداری حرفه ای نگاه گستردهتری به امور داخل انبار دارد.
در واقع، اصول و مدیریت انبارداری حرفه ای هدفش افزایش سرعت و دقت در کارهای انبار و استفاده بهتر از فضای آن است. بنابراین، این اصول سعی میکنند تا نیروی انسانی، تجهیزات و هزینههای انبار را از همان اول کار کنترل کنند. از اینرو، میتوانیم بگوییم که انبارداری «انجام کارهای انبار» است، در حالی که مدیریت انبارداری «برنامهریزی و کنترل درست این کارها» است.
چرا اصول مدیریت انبارداری اهمیت دارد؟
اصول انبارداری و مدیریت انبارداری از جوانب زیر برای انبارها مهم هستند:
- کاهش هزینههای نگهداری کالا: از تجمع غیر ضروری کالاها جلوگیری میکند و با استفاده بهتر از فضای انبار، مخارج نگهداری کالا و نیروی کار را کاهش میدهد.
- جلوگیری از کمبود یا مازاد موجودی: اصول انبار موجودی کالاهای مختلف در انبار را کنترل میکند و اجازه نمیدهد تا تعداد کالاها کم یا زیاد باشد.
- افزایش سرعت سفارشها: نظارت بر نحوه چیدن کالاها باعث میشود که کارمندان انبار آنها را سریعتر پیدا کرده و سفارشها را با سرعت بیشتری انجام دهند.
- کاهش خطاهای انسانی: کالاها به طور روتین وار ثبت و کنترل میشوند و با استفاده از ابزارهایی مثل بارکد و سیستم مدیریت انبار، خطای انسانی در روندهای انبار هم پایین میآید.
فلوچارت مدیریت انبارداری: وظایف مدیر انبار چیست؟
یک مدیر انبار با حفظ اصول مدیریت انبارداری حرفه ای، روزانه بر فرایندهای آن نظارت میکند. وظایف او گسترده و متنوع هستند و در جدول زیر، ما مهمترین آنها را همراه با توضیح هر وظیفه آوردهایم:
| وظیفه مدیر انبار | توضیح |
|---|---|
| کنترل عملیات های انبار | نظارت کردن بر دریافت، نگهداری، حمل و نقل، آمادهسازی و ارسال کالا و اطمینان از انجام صحیح و بهموقع این فرایندها |
| کنترل کردن موجودی | بر میزان موجودی کالاها، ثبت دقیق ورود و خروج آنها و جلوگیری از کم یا زیاد بودن بیش از حد شان نظارت می کند |
| مدیریت کارکنان | برنامهریزی شیفتها، تقسیم وظایف بین کارمندان انبار، آموزش و نظارت بر عملکرد شان |
| مدیریت فضا و چیدمان | نحوه قرارگیری مناسب کالاها برای استفاده بهینه از فضای انبار و دسترسی سریعتر به آنها |
| تجهیزات و نگهداری | ارزیابی وضعیت تجهیزات و ماشینآلات انبار و اطمینان از عملکرد صحیح و حفظ آنها |
| لجستیک و حملونقل | هماهنگی با رانندگان و شرکتهای حملونقل برای ارسال و تحویل بهموقع کالاها |
| افزایش بهرهوری | بهبود روشهای انجام کار، کاهش اتلاف زمان و منابع و افزایش سرعت و کارایی عملیات انبار |
| ایمنی و رعایت قوانین | ایجاد محیط کاری ایمن، اطمینان از رعایت دستورالعملهای ایمنی و قوانین مربوط به انبارداری و حمل کالا |
| مدیریت بودجه و هزینهها | کنترل کردن هزینههای انبار، مدیریت بودجه و بررسی سوابق مالی و آماری |
| ارتباط با مشتریان و تأمینکنندگان | هماهنگی با مشتریان، تأمینکنندگان و شرکتهای حملونقل و پیگیری بازخورد و کیفیت خدمات |
| گزارشدهی و مستندسازی | تهیه گزارشهای مربوط به موجودی انبار، عملکرد، ایمنی و حوادث و ارائه اطلاعات موردنیاز به مدیریت انبار |
| کنترل کیفیت | نظارت کردن بر کیفیت کالاها و فرایندهای انبار و اطمینان از نگهداری و ارسال صحیح محصولات |
فلوچارت مدیریت انبارداری: تفاوت انباردار و مدیر انبار چیست؟
فرق بین انباردار و مدیر انبار در میزان مسئولیت و نوع فعالیت آنهاست. برای مثال، انباردار بیشتر کارهای روزانه اجرایی، مثل تحویل گرفتن کالاها، چیدن درست آنها در انبار، شمارش درست و تحویل دادن کالا را انجام میدهد. از طرف دیگر، مدیر انبار ناظر کل فعالیتهای انبار است و آنها را برنامهریزی و هماهنگ میکند. بنابراین، انباردار مجری کارهای اجاره انبار است، اما مدیر انبار مسئول مدیریت و عملکرد کلی انبار است.
اصول مدیریت انبارداری: 1. طراحی اصولی ساختار انبار
یکی از مهمترین اصول مدیریت انبارداری حرفه ای، تعیین یک طرح خوب برای ساختار انبار است. هدف از این اصل هم به وجود آوردن یک ترتیب منظم برای قرارگیری اجناس است که به انباردار اجازه میدهد تا بهترین استفاده را از فضای انبار داشته باشد.
اغلب مدیران انبار با توجه به مسیر ورودی و خروجی کالا، امکان دسترسی آسان به آنها و قرارگیری تجهیزات دیگر مثل تجهیزات ایمنی، آرایش اقلام در آن را مشخص میکنند. در واقع، این طراحی باید طوری باشد که محل قفسهها و راههای حمل و نقل کالا به طوری باشد که زمان جابجایی کالاها و هزینههای عملیاتی برای انبار به حداقل برسد. به این صورت، مدیر انبار میتواند بهرهوری انبار را افزایش دهد.
اصول مدیریت انبارداری: 2. سیستم کد گذاری کالا
در سیستم کدگذاری کالا در فرآیند مدیریت انبارداری حرفه ای برای هر محصول یک کد منحصربهفرد تعیین میکنند تا کارمندان انبار بتوانند آنها را آسانتر شناسایی و ثبت کنند. کد کالا میتواند اطلاعاتی مانند نوع، اندازه یا رنگ آن را مشخص کند. این سیستم در مدیریت انبارداری و فرآیندهای ثبت موجودی کالا نقش مهمی دارد، چون باعث میشود که کارمندان انبار سریع کالا را پیدا کنند و برای پیگیری ورود و خروج آن دردسر کمتری داشته باشند.
اصول مدیریت انبارداری: 3. کنترل دقیق موجودی
ثبت کردن و شمردن دقیق کالاها و تطبیق موجودی واقعی انبار با اطلاعات ثبت شده در سیستم جزو فرایند کنترل دقیق سطح موجودی هستند. کنترل کردن موجودی در هر انبار جزو اصول مدیریت انبارداری حرفه ای است، چون به مدیر انبار کمک میکند تا مقدار و محل دقیق کالاها را بداند. به این ترتیب وقتی او موجودی دقیق را میداند دیگر با مشکلاتی مثل کم آمدن یک جنس یا اضافه بودن زیاد آن مواجه نخواهد شد.
کنترل کردن دقیق مقدار موجودی کالاها در فرآیند مدیرت انبارداری باعث میشود تا سفارشها سریعتر و با دقت بیشتری آماده شوند و مدیر انبار درباره خرید و تأمین کالا هم تصمیمات بهینهتری بگیرد.
چگونه موجودی انبار را دقیق کنترل کنیم؟
برای کنترل دقیق موجودی، شما باید ورود و خروج همه کالاها را بهصورت منظم ثبت کنید. همچنین، اگر میخواهید در این پروسه اشتباه نکنید، بهتر است که از نرم افزارهای مدیریت موجودی و بارکد استفاده کنید. علاوه بر این، روشی مثل شمارش دورهای (Cycle Counting) و تطبیق موجودی واقعی کالاها با اطلاعات ثبت شده در سیستم، اختلافها را شناسایی و اصلاح میکند. به غیر از این، روشهای حرفه ای دیگر هم هستند که ما در ادامه آنها را بیشتر توضیح خواهیم داد.
روش های حرفه ای کنترل موجودی در انبار
برای پیادهسازی اصول مدیریت انبارداری که مربوط به کنترل موجودی در انبار هستند، شما میتوانید از این روشها هم استفاده کنید:
روش FIFO چیست؟
در اصول و مدیریت انبارداری حرفه ای، روش FIFO (اولین ورود، اولین خروج) یعنی کالاهایی که زودتر وارد انبار شدهاند، باید زودتر از کالاهای جدیدتر از انبار خارج شوند. این روش کنترل موجودی انبار، بهخصوص برای کالاهایی که ممکن است با گذشت زمان خراب یا منقضی شوند مفید است و از ماندن زیاد کالا در انبار جلوگیری میکند.
روش LIFO چیست؟
در روش LIFO کالاهایی که آخر از همه وارد انبار شدهاند، زودتر از کالاهای قدیمیتر خارج میشوند. از این روش در اصول مدیریت انبارداری حرفه ای بیشتر بهعنوان یک روش ارزشگذاری موجودی استفاده میکنند؛ یعنی در LIFO هزینه کالاهای جدیدتر برای محاسبه بهای کالای خروجی در نظر گرفته میشود.
البته این را به خاطر داشته باشید که LIFO برای سازماندهی فیزیکی کالاها معمولاً مناسب نیست؛ مثلاً برای کالاهای فاسدشدنی، روش FIFO انتخاب منطقیتری است، چون کالایی که زودتر وارد انبار شدهاند را زودتر خارج و از فاسد شدن آنها جلوگیری میکند.
روش FEFO چیست؟
یعنی کالاهایی که تاریخ انقضایشان نزدیکتر است باید زودتر از انبار خارج شوند، حتی اگر دیرتر از بعضی کالاهای دیگر وارد انبار شده باشند.
این روش مدیریت موجودی کالا برای کالاهای تاریخدار مثل مواد غذایی، داروها و محصولات آرایشی کاربردی است، چون اجازه نمیدهد که از تاریخ انقضایشان بگذرد. در نتیجه، روش FEFO میتواند از وارد شدن زیان مالی به انبار به خاطر انقضای کالاها جلوگیری کند.
تحلیل ABC موجودی
در روش تحلیل ABC انباردار کالاهای انبار را با توجه به ارزش و اهمیتی که دارند به سه گروه سه گروه A، B و C تقسیم میکند. کالاهایی که در گروه A هستند اهمیتشان بیشتر است و باید تحت نظارت و کنترل بیشتری باشند. در اصول مدیریت انبارداری حرفه ای، انبارداران از این روش زمانی استفاده میکنند که میخواهند تمرکز منابع انبار و زمان بررسی آنها را روی کالاهای مهمتر بگذارند.
اصول مدیریت انبارداری: 4. چیدمان استاندارد کالاها
نحوه استقرار استاندارد کالاها یعنی انبارداران کالاها را بر اساس نوع، اندازه، وزن، میزان مصرف و ورود و خروج کالا، در محلهای مشخصی در انبار قرار دهند. این کار باعث میشود که کارکنان از فضای انبار بهتر استفاده کنند و دسترسی راحت و سریعی به کالاها داشته باشند.
بنابراین، کارایی استفاده از انبار هم بیشتر میشود و کارمندان هم تردد اضافی در انبار نخواهند داشت. با رعایت آرایش درست کالاها، اقلام پرمصرف را در محلهای دسترسپذیرتر و محصولات سنگین را در مکانهای مناسبتری قرار میدهند تا پیدا کردن و جابهجایی آنها آسانتر باشد.
اصول چیدمان کالا در انبار
برای قرار دادن درست کالاها در انبار، انبارداران باید به این اصول توجه کنند:
- توجه به میزان گردش کالا: کالاهای پرفروش را در محلهایی قرار دهند که دسترسی به آنها آسانتر باشد.
- وزن و ابعاد کالا: اجناس سنگین را در محل و قفسهای متناسب با ظرفیت آن قرار دهند.
- استفاده بهینه از فضا: از ارتفاع و ظرفیت قفسهها بهدرستی استفاده کنند، بدون اینکه مسیرهای عبور و دسترسی به محمولهها مسدود شوند.
- دسترسی آسان: مکان کالاها باید بهگونهای باشد که برداشتن، انتقال و شمردن آنها راحت باشد.
- مسیر جریان کالا: قرارگیری درست محصول باید حرکت آن از بخش دریافت تا نگهداری و ارسال را روان کند.
- شرایط نگهداری: کالاهایی که به دما، رطوبت یا شرایط خاص نیاز دارند، باید در محل مناسب خود قرار گیرند.
- رعایت اصول ایمنی: قفسهها و کالاها باید به شکلی چیده شوند که خطر سقوط کالا، آسیب به کارکنان و ایجاد مانع در مسیرهای عبور نباشد.
اصول مدیریت انبارداری: 5. آموزش کارکنان انبار
کارکنان انبار باید آموزش ببینند که قبل و در زمان انجام وظایف خود، روش صحیح کار، اصول ایمنی و نحوه استفاده از تجهیزات انبار را یاد بگیرند. این آموزشها هم شامل تحویل گرفتن و چیدن کالاها، کنترل و شمارش موجودی اجناس، ثبت کردن اطلاعات، ارسال کالا، کار با تجهیزات و رعایت نکات ایمنی است.
همچنین، کارکنان برای حمل صحیح اقلام و پیشگیری از آسیبهای کاری هم باید دورههای آموزشی را طی کنند. آموزش مناسب یکی از مهمترین اصول مدیریت انبارداری است، چون باعث میشود کارکنان کار خود را دقیقتر و با سرعت بیشتری انجام دهند. به این صورت، خطاهای انسانی آنها و ریسک وارد شدن آسیب به کالاها کمتر شده و سودآوری و بهرهوری از انبار هم افزایش مییابد.
اصول مدیریت انبارداری: 6. استفاده از فناوری و نرم افزار
کار با نرمافزار و فناوریهای کامپیوتری به کارمندان انبار اجازه میدهد تا برای ثبت، نظارت و پیگیری سطح موجودی انبار، به جای روش دستی از ابزارهای دیجیتال استفاده کنند. به این ترتیب، آنها به آسانی و با سرعت بیشتری ورود و خروج کالاها را ثبت کرده و موجودی آنها را مشاهده میکنند. همچنین، برای مدیران و کارمندان انبار، مدیریت سفارشها و تهیه گزارش برای آنها هم به این روش آسانتر است و میزان اشتباهات را کاهش میدهد.
فناوریهای مدیریت انبار شامل نرمافزار مدیریت انبار (WMS)، نرمافزارهای مدیریت موجودی و سیستمهای ERP هستند و معمولاً در کنار آنها از ابزارهایی مثل بارکدخوان هم استفاده میکنند.
نرم افزار مدیریت انبارداری اصولی چه نقشی دارد؟
با برنامه مدیریت انبارداری، کارمندان میتوانند ورود، خروج، حمل و نقل و مقدار موجودی کالاها را ثبت کنند. بنابراین، این نرمافزار با ثبت این اطلاعات دادههای دقیقی را از وضعیت کلی انبار و موجودیهای آن در اختیار همه کارمندان و مدیر انبار قرار میدهد. در نتیجه، مدیر انبار میتواند فعالیتهایی مثل تحویل جنسها و قرار دادن آنها در انبار را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهد.
نرم افزار مدیریت انبارداری (WMS) چیست و چه کاربردی دارد؟
مدیریت انبارداری (WMS) یک سیستم نرمافزاری برای ثبت کردن فعالیتهای انبار در رابطه با وارد شدن و خروج کالاها، تحویل و دریافت آنها است. استفاده از این نرمافزار در اصول مدیریت انبارداری حرفه ای میتواند کمک بزرگی باشد، چون کار کارمندان انبار برای پیگیری اقلام و وضعیتشان را خیلی راحتتر میکند.
بهترین نرم افزار مدیریت انبار چیست؟
در مدیریت انبارداری شما باید بر اساس وسعت انبار، نوع فعالیت و امکاناتی که در انتخاب آن در اختیار دارید، بهترین نرمافزار مدیریت را انتخاب کنید.
برای مثال، برای یک انبار کوچک فروشگاه اینترنتی یک نرمافزار مدیریت انبار سبک مناسب است؛ این سیستم امکاناتی مانند ثبت ورود و خروج محصولات، کنترل کردن موجودی، بارکدخوانی و مدیریت سفارشها دارد و میتواند مناسبتر از یک سیستم پیچیده و گرانقیمت مانند SAP EWM باشد. در واقع، بهترین نرمافزار مدیریت انبار برای هر مجموعه متفاوت است. در نتیجه، شما اول باید نیازهای مدیریتی انبار خود را در نظر بگیرید. سپس، با توجه به آنها بهترین نرمافزار مدیریت را انتخاب کنید.
اصول مدیریت انبارداری مواد اولیه
انبار کردن مواد اولیه باید به گونهای باشد که انبار بتواند به موقع مواد مورد نیاز تولیدکننده را بدون خراب شدنشان ارائه کند. بنابراین، اصول مدیریت انبارداری برای مواد اولیه اول باید آرایش فضای انبار را به درستی طرحریزی کند؛ این یعنی که هر ماده محل مشخص و برچسب خود را داشته باشد.
همچنین، انباردار باید شرایط نگهداری مانند دما و رطوبت را متناسب با نوع مواد فراهم کرده و مواد اولیه را با تجهیزات مناسب جابجا کند. برای نگهداری مواد اولیه هم استفاده از روش FIFO مفید است، جون در این روش انباردار موادی که زودتر وارد انبار شدهاند و قدیمیتر هستند را زودتر خارج میکند. در نتیجه، مواد اولیه به طور کارآمدتری مصرف میشوند و زیان مالی وارده به کسب و کار را پایین میآورند. در کنار این موارد، ثبت و ردیابی دقیق مواد اولیه و هماهنگی انبار با بخش تولید هم ضروری است.
اصول مدیریت انبارداری محصول نهایی
در انبارهایی که محصول نهایی را نگهداری میکنند، کالاها باید سریع آماده شده و ارسال شوند. بنابراین، بهترین اصول انبارداری و مدیریت انبار برای آنها این است که انباردار اول موجودی را به طور منظم چک کند. سپس، او باید مسیرهای نگهداری و خروج محصول را با دقت تعیین کند. همچنین، برای کالاهای نهایی که تاریخ انقضایشان نزدیک است، انباردار میتواند از روشهای کنترل موجودی FIFO و FEFO استفاده کند تا کالاها خراب نشوند.
در انبارهای محصول نهایی بهتر است که انباردار محصولات را بر طبق حجم و میزان ورود و خروجشان از انبار طبقه بندی کند.
اصول مدیریت انبارداری صنعتی
انبار صنعتی مکانی است که بیشتر تجهیزات صنعتی و کلاً وسایلی که از آنها برای تولید استفاده میکنند را در آن ذخیره میکنند. مهمترین اصول مدیریت انبارداری حرفه ای برای تجهیزات صنعتی هم این است که انباردار باید اول آمار موجودی اقلام را به طور دقیق بداند. سپس، او باید مسیرهای انتقال و ورود و خروج کالاهای صنعتی را طوری تنظیم کند تا نگهداری و ارسال آنها برای کارکنان راحت باشد. یک اصل مهم دیگر مدیریت انبار صنعتی هم این است که کارکنان این انبار باید در استفاده از تجهیزات ایمنی آموزش را ببینند، چون حمل و نقل برخی از تجهیزات صنعتی ممکن است برایشان خطرناک باشد.
اصول مدیریت انبارداری سردخانه ای
انبار سردخانهای محلی است که در آن مواد غذایی که زود در دمای محیط فاسد میشوند را نگهداری میکنند. مدیران انبار باید برای حفظ کیفیت کالاهای انبار سردخانهای به طور مدام دما و رطوبت آن را کنترل کنند. همچنین، برای انبارداری اصولی در محیطهای سردخانهای گردش هوای مناسب باید وجود داشته و انبار باید در تمیزترین و بهداشتیترین شرایط باشد. علاوه بر این، انبارداران باید تجهیزات سرمایشی را بهطور منظم بررسی کرده و کارکنان را برای نگهداری و جا به جا کردن صحیح کالاها آموزش دهند.
اصول مدیریت انبارداری فروشگاهی
در انبار فروشگاهی، انبارداران محصولات یک فروشگاه را نگهداری میکنند و در هر زمان که فروشگاه نیاز داشت این کالاها را برایشان ارسال میکنند. نظارت مداوم برای سطح موجودی انبار، ثبت کردن ورودی و خروجی برای هر یک از کالاها و آرایش مرتب آنها در انبار از مهمترین اصول مدیریت انبارداری برای فروشگاه هستند. همچنین، مدیران انبار باید اجناس فروشگاه را به طوری در انبار بچینند که کارمندان انبار بتوانند به سرعت آنها را از انبار بیرون آورده و به فروشگاه برسانند.
اصول مدیریت انبارداری هوشمند
انبارهای هوشمند نسل بعدی انبارداری هستند؛ در این انبارها با استفاده از تکنولوژیهایی مثل WMS، اینترنت اشیا (IoT)، حسگرها و هوش مصنوعی بسیاری از فعالیتهای آن را بهصورت خودکار و دقیق مدیریت میکنند. از آنجایی که در انبار هوشمند خیلی از کارها را این فناوریها و تکنولوژیها انجام میدهند، مدیر انبار میتواند از آنها برای اتوماسیون کردن فرایندهایی مثل جمع آوری جنسها استفاده کند. همچنین، حسگرها هم میتوانند عملکرد تجهیزات انبار مثل لیفتراک را بررسی کنند و در صورت خرابی آنها را به مدیر اطلاع دهند. بنابراین، اصول انبارداری و مدیریت انبارداری هوشمند به این برمیگردد که مدیر انبار و کارکنان آن کار با فناوریهای هوشمند انبار را یاد گرفته و راندمان انبار را با استفاده از آنها افزایش دهند.
فرآیند های اصلی انبارداری حرفه ای
در اصول مدیریت انبارداری چند فرایند مهم وجود دارد که انجام صحیح آنها در بهرهوری خوب انبار نقش مهمی دارد؛ این فرایندها عبارتند از:
فرآیند های اصلی انبارداری: 1. ورود کالا
پروسه ورود کالا به انبار یعنی که کارمندان انبار جنس را تحویل میگیرند. در مرحله بعدی آنها تعداد اقلام و وضعیت آنها را بررسی و اطلاعات مربوط به آنها را ثبت میکنند. در صورت نیاز هم آنها ممکن است که کیفیت کالا را ارزیابی کرده و بعد آن را به محل نگهداری مناسبش در انبار منتقل کنند. در اصول مدیریت انبارداری، بهتر است که کارکنان این پروسه را درست انجام بدهند. به این ترتیب، مدیر انبار از موجودی انبار اطلاع کامل دارد و میتواند کالاهای آسیب دیده را به موقع شناسایی کند.
فرآیند های اصلی انبارداری: 2. نگهداری کالا
در فرایند نگهداری کالا، کارکنان محصولات را در محل تعیینشده برایشان قرار میدهند. این مکان با توجه به حجم و وزن کالا در انبار مشخص شده و اگر محصولی به شرایط نگهداری خاصی نیاز داشته باشد، کارکنان انبار هم باید این شرایط را فراهم کنند. سپس، آنها موجودی و محل کالا را ثبت میکنند و در صورت لزوم، آن را جابهجا میکنند.
فرآیند های اصلی انبارداری: 3. خروج کالا
کارکنان انبار در این مرحله جنس مورد نظر را از مکانی که از آن در انبار نگهداری میکردند برمیدارند. بعد آن را در بستهبندی مناسب گذاشته و به بخش ارسال منتقل میکنند. پس از خروج کالا هم خروج آن را در سیستم ثبت میکنند تا موجودی انبار بهروز شود.
اصطلاحات رایج مدیریت انبارداری
در اصول مدیریت انبارداری، اصطلاحات رایجی وجود دارند که در رابطه با نگهداری و نظارت بر محصولات و کلاً فرایندهای مربوط به انبار استفاده میشوند؛ رایجترین آنها این موارد هستند:
| اصطلاح | معنی ساده |
|---|---|
| موجودی کالا | مقدار کالاهای موجود در انبار که باید بهطور دقیق ثبت و کنترل شوند. |
| SKU (شناسه کالا) | کد منحصربهفرد برای شناسایی هر مدل مشخص از کالا در انبار. |
| رسید انبار | سند یا برگه ثبت اطلاعات مربوط به کالایی که وارد انبار شده است. |
| حواله خروج کالا | سندی برای ثبت خروج کالا از انبار و مقدار کالای تحویلشده. |
| انبارگردانی | شمارش و بررسی کالاهای موجود برای مقایسه با اطلاعات ثبتشده در سیستم. |
| نقطه سفارش | سطحی از موجودی اجناس که با رسیدن به آن باید برای تأمین دوباره کالا اقدام شود. |
| موجودی حداقل و حداکثر | کمترین و بیشترین مقدار تعیینشده برای نگهداری هر کالا در انبار. |
| کالای راکد | کالایی که برای مدت طولانی وارد یا خارج نشده و بدون استفاده در انبار مانده است. |
| سیستم مدیریت انبار (WMS) | نرمافزاری برای مدیریت موجودی، مکان کالا و عملیات ورود، جابهجایی، برداشت و خروج آن. |
| بارکد و QR Code | کدهای قابل اسکن برای شناسایی سریع کالا و ثبت اطلاعات آن. |
| RFID | فناوری شناسایی و ردیابی محصول با استفاده از امواج رادیویی |
| برداشت کالا | برداشتن کالای موردنیاز از محل نگهداری برای تکمیل سفارش یا درخواست |
| جانمایی کالا | تعیین محل مناسب و مشخص برای قرار دادن هر کالا در انبار. |
| انبار عبوری (Cross-Docking) | روشی که کالا پس از ورود، بدون نگهداری طولانی مستقیماً برای ارسال یا تحویل منتقل میشود. |
| ظرفیت انبار | حداکثر فضا برای نگهداری کالا یا فضای قابل استفادهای که انبار میتواند بهصورت ایمن از محصولات نگهداری کند. |
KPI های مهم در مدیریت انبارداری چیست؟
Key Performance Indicator یا شاخص کلیدی عملکرد در مدیریت انبارداری، معیارهایی هستند که با استفاده از آنها میتوانید سرعت و دقت انجام عملیاتها و هزینهای که بابت انبار متقبل میشوید و کارایی آن را اندازهگیری کنید. برای مثال، دقیق بودن روند ثبت کردن موجودی کالاها، سرعت حمل و نقل و تحویل محصولات و تکمیل کردن سفارشات جزو چند معیار مهم KPI در انبارداری اصولی هستند. اما چرا این شاخصها در اصول انبارداری حرفه ای اهمیت دارند؟ شاخصهای KPI به مدیر انبار کمک میکنند تا عملکرد انبار را بهصورت عددی ارزیابی کند. به این ترتیب، او میتواند مشکلات عملیاتی مدیریت انبار را تشخیص دهد و برای کاهش هزینههای آن و بهبود کاراییش تصمیمات مناسبی بگیرد.
مراحل صحیح ورود، نگهداری و خروج کالا در فرآیند مدیریت انبارداری چیست؟
در اصول مدیریت انبارداری حرفه ای هر کالایی که وارد انبار میشود از این مراحل میگذرد:
- دریافت کالا (Receiving): کارکنان کالا را تحویل گرفته و شرایظ و تعداد آن را ارزیابی و ثبت میکنند.
- بررسی و کنترل کیفیت: کارمندان از سالم بودن محصول و مطابق بودن تعداد آن با مشخصات سفارش اطمینان حاصل میکنند.
- ثبت اطلاعات کالا: انبارداران مشخصات مربوط به تعداد و وضعیت کالا را در سیستم انبارداری ثبت میکنند.
- جایگذاری کالا: اقلام را به مکان مناسب و مشخص در انبار انتقال داده و مستقر میکنند.
- برداشت کالا: برای آماده ساختن سفارش، کالا را از مکان معینش برداشته و آن را جابجا میکنند.
- بسته بندی و ارسال: کالا بستهبندی و برچسب گذاری شده و برای ارسال آماده میشود.
انواع روش ها و سیستمهای مدیریت انبارداری اصولی
مدیران انبار از روشهای مختلفی برای مدیریت انبارداری های خودشان استفاده میکنند که اصلیترین آنها این موارد هستند:
مدیریت انبارداری سنتی
یکی از قدیمیترین روشها در اصول مدیریت انبارداری حرفه ای روش سنتی است. در این روش، مدیران انبار بیشتر با عملیاتهای ساده و به طور دستی انبار را مدیریت میکنند. بسیاری از فرایندهای کاتالوگ کردن، شمارش و حمل و نقل انبارداری سنتی با روشهای دیگر مشابه است. اما مهمترین تفاوتی که انبارداری سنتی با روشهای دیگر دارد این است که به جای استفاده از فناوری و سیستمهای مدیریت انبار بیشتر عملیاتهای آن به صورت دستی انجام میشوند. برای مثال، کارمندان با شمارش دستی در دفاتر موجودی محصولات در انبار را ثبت کرده یا آنها را با بارکدهای ابتدایی کنترل میکنند.
مدیریت انبارداری مکانیزه
در این روش مدیریت انبارداری، انبارداران برای انجام بخشی از عملیاتهای انبار، بهجای کار کاملاً دستی از ماشینآلات و تجهیزات خودکار استفاده میکنند تا سرعت و دقت کارها بیشتر شود. برای مثال، تجهیزاتی مانند نوار نقاله، وسایل نقلیه هدایتشونده خودکار (AGV) و رباتهای برداشت و بستهبندی کالا در انبارداری مکانیزه کاربردهای زیادی دارند.
مدیریت انبارداری هوشمند
روش مدیریت انبارداری هوشمند نوعی انبارداری پیشرفته است که از تکنولوژیهای هوش مصنوعی، اینترنت اشیا، رباتها، و سیستمهای خودکار مدیریت انبار استفاده میکند. در این روش، کارکنان با استفاده از نرمافزارها، حسگرها و اسکنرها خیلی از فرایندهای که در انبار انجام میدهند را کنترل میکنند. همچنین، انبارداران با استفاده از تکنولوژیهای هوشمند میتوانند دادههای انبار را به صورت لحظهای جمع آوری و تحلیل کنند. سیستمهای هوشمند نیز میتوانند بهترین مکان نگهداری کالا و مسیر گردش آن را مشخص کنند.
اگر هم انبار مجهز به رباتهای تجهیزات خودکار حمل و نقل باشد، آنها به جای نیروی انسانی میتوانند کالاها را منتقل کرده و آماده ارسال کنند. بنابراین، روش هوشمند در اصول مدیریت انبارداری میتواند خیلی از پروسههای روزمره انبار را راحتتر کند.
مدیریت انبارداری سنتی بهتر است یا هوشمند؟
انتخاب اینکه انبارداری سنتی یا هوشمند برای یک کسب و کار بهتر است، به اندازه انبار، حجم کالاهای نگهداری شده و بودجه خود کسب و کار و نیازهایش بستگی دارد. در کل، انبارهایی که حجمشان بزرگ است و تعداد کالاهای زیادی را نگهداری میکنند به نفعشان است که انبارداری هوشمند داشته باشند. این به خاطر آن است که روند عملیاتها برایشان سریعتر و با دقت بیشتری انجام شده و این انبارداری میتواند خیلی از پروسههایشان را مکانیزه کند. بنابراین، مدیران انبارهای بزرگ با تکنولوژیهای هوشمند هم مدیریت کارآمدتری خواهند داشت و هم اینکه سود انبار را راحتتر میتوانند افزایش دهند. با این حال، انبارداری سنتی برای انبارهای کوچک میتواند انتخاب بهتری باشد، چون حمل و ثبت کالاها احتیاج به افراد زیادی ندارد و این روش هم کم هزینهتر است.
چگونه فرآیند مدیریت انبارداری سنتی را به انبارداری هوشمند تبدیل کنیم؟
اولین قدم این است که شما باید اطلاعات همه کالاها، محل نگهداری و مسیر ورود و خروج آنها را در یک سیستم دیجیتال مناسب ثبت کنید. در قدم بعدی هم شما میتوانید از بارکد اسکنرهای دستی و حسگرها یا تجهیزات خودکار برای ثبت کردن کالاها و جابجایی سریعتر آنها استفاده کنید.
اگر هم هزینه انجام این کار را دارید، برای فرایندهایی مثل انتقال کالا و ارسال آن هم میتوانید دستگاههای اتوماسیون را برای انبارتان تهیه کنید. بنابراین، اصول مدیریت انبارداری برای تبدیل به یک انبار هوشمند شامل ثبت کردن دادههای انبار در یک سیستم دیجیتال، مدیریت آنها در نرمافزار و استفاده از تجهیزات مکانیزه برای جابجایی و حمل و نقل اقلام میشود.
مزایای هوشمند سازی انبار
هوشمند ساختن انبار و استفاده از تکنولوژیهای هوش مصنوعی میتواند این مزایا را داشته باشد:
- افزایش دقت موجودی: ثبت خودکار کالاها، اشتباهات در ثبت تعداد موجودی را کم میکند.
- کاهش خطا: استفاده از بارکد اشتباه در ثبت و برداشت محصول را کاهش میدهد.
- افزایش سرعت: فرآیند تحویل، حمل و ارسال کالا سریعتر انجام میشود.
- کاهش هزینه: خودکارسازی روندهای انبار هزینه نیروی انسانی را کاهش میدهد.
- استفاده بهتر از فضا: سیستمهای هوشمند محل مناسب کالاها را سریعتر تعیین کرده و از فضای انبار بهتر استفاده میکنند.
- دسترسی سریع به اطلاعات: کارمندان انبار میتوانند به سرعت از کالاها در انبار موجودی بگیرند.
- تصمیمگیری بهتر: دسترسی به دادههای دقیق، تصمیمگیری مدیر در مورد فرایندهای انبار را را آسانتر میکند.
- افزایش ایمنی: کاهش کارهای دستی، برخی خطرهای کاری برای کارکنان را کمتر میکند.
اشتباهات رایج در مدیریت انبارداری حرفه ای کدام اند؟
ثبت نکردن درست ورودی و خروجی اجناس، کنترل نکردن موجودی آنها به طور منظم و آرایش نامناسب محصولات در انبار جزو رایجترین اشتباهات در مدیریت انباری هستند. همچنین، انباردار باید حواسش به این باشد که از تاریخ انقضای کالاها نگذشته باشد و یک سیستم درست برای ارسالشان داشته باشد.
علاوه بر این، مدیران انبارها باید تمام آموزشهای لازم و ایمنی کار با تجهیزات را را به کارمندان خود یاد بدهند. از طرف دیگر، یکی از اصول مدیریت انبارداری که خیلیها ممکن است در انجام آن مرتکب اشتباه شوند، ارتباط با بخشهای فروش و خرید کسب و کار است. مدیر انبار باید با بخش فروش و خرید کسب و کار هماهنگی لازم را داشته باشد تا تصمیمات درستی در مورد تامین کالا و ارسال آن را بگیرد.
چگونه خطاهای مدیریت انبارداری را کاهش دهیم؟
هر بار که کالا وارد انبارتان میشود یا آن را به جایی ارسال میکنید، به طور دقیق آن را ثبت کنید. همچنین، شما میتوانید از نرمافزارهای مدیریت انبار و بارکد برای کاهش اشتباهات در فرآیندهای مدیریت انبارداری در این مورد استفاده کنید. علاوه بر این، حتماً به کارمندان انبار کار با این دستگاهها را آموزش دهید و به آنها گوشزد کنید که دقت در ثبت ورودی و خروجی محصول ضروری است. به غیر از این، فرایندهای معینی را برای کارمندان برای تحویل دادن، قرار دادن درست و حمل و نقل کالا تعیین کنید. با این کارها، شما میتوانید اشتباهات در پیادهسازی اصول مدیریت انبارداری را کاهش دهید.
