انبارداری چیست؟

انبارداری چیست؟ انبارداری یعنی فرایند نگه‌داری، جابجایی و بارگیری و تخلیه کالاها از یک فضا به بخش‌های دیگر و این فرایند از تحویل کالا به انبار تا چیدمان و ثبت در سیستم و خروج برای مصرف را شامل می‌شود. اینکه چگونه کالاها را انبار کنیم و به چه نحوی آن‌ها را بچینیم و چگونه کیفیت آنها را برای مدت طولانی حفظ کنیم همگی در مبحث انبارداری قرار می‌گیرند که مدیریت درست انبار از زمان تحویل کالا تا خروج آن از انبار این مراحل را حمایت می‌کند. برای اجاره انبار عمومی در تمامی نقاط کشور و در بالاترین امنیت و امکانات، بهترین گزینه شما انبار های عمومی آرتا است.

بخش بزرگی از فعالیت تولیدی‌ها و فروشگاه‌های بزرگ در بحث انبار است که مقدار ورودی کالا و خروجی کالا از انبار تعیین‌کننده درآمد شرکت است. با وجود انبار کسب‌وکارهای بزرگ می‌توانند کارهای تولیدی و فروش محصولاتشان را بهتر مدیریت کنند. در این مقاله از انبار عمومی انبار آرتا کلیات انبارداری و اصول آن و نیز اهمیت استفاده از حسابداری در کنترل و مدیریت سیستم انبار را بیان می‌کنیم.

تاریخچه انبارداری

از زمان‌های خیلی دور افراد همیشه جایی برای ذخیره کردن مواد غذایی و دیگر مواد مصرفی پرکاربرد برای ادامه زندگی در طول زمستان، جنگ و حوادث دیگر داشته‌اند. استفاده از انبار به 2500 سال قبل و به کشور روم برمی‌گردد. ولی واژه مرسوم انبار در زمان اختراع ماشین‌ها و دستگاه ها رونق گرفت. بخصوص وقتی شرکت‌های نساجی راه‌اندازی شدند و در جنگ جهانی دوم دستگاه‌هایی برای ذخیره و جابجایی بهتر مواد به وجود آمدند که لیفتراک نمونه بارز این دستگاه‌هاست. سیستم‌های انبارداری مداوم در حال به‌روزرسانی هستند و در عصر حاضر انبارهای کاملا هوشمند و حرفه‌ای به وجود آمده‌اند که فرایند ذخیره و نگهداری کالا را راحت کرده و کارها را بشدت سرعت بخشیده‌اند.

“درباره صفر تا صد انبار چیست و انبارداری حرفه ای اطلاعات جامعی کسب کنید.”

تعاریف کاربردی و اصطلاحات انبارداری

امروزه انبارهای با طراحی و کاربردهای متنوع ایجادشده‌اند مانند انبار سردخانه‌ای برای نگهداری کالاهای فاسدشدنی، انبار مواد اولیه، انبار محصول، انبار گمرکی و … که هر کدام برای بخش‌هایی از مشاغل و صنایع کاربرد دارند. در بخش صنایع اگر به داخل مجموعه‌های بزرگ رفته باشید، هر بخشی انبار مخصوص خود را دارد و مدیریت یکپارچه انبار فرایند تولید را تسهیل می‌کند. در بخش انبارداری نیز مانند بقیه سیستم‌ها، اصطلاحات مخصوصی وجود دارد که یادگیری آنها برای فردی که می‌خواهد در بخش انبار فعالیت کند الزامی است و این‌ها شامل موارد زیر هستند.

• موجودی

کلیه وسایل و کالاهایی که در یک فضا برای فروش یا تولید نگه‌داری است موجودی انبار نامیده می‌شود حال ممکن است انبار مواد غذایی باشد یا انبار ماشین و …

بیشتر بخوانید: موجودی انبار چیست؟

• تگ

بارکد یا برچسبی که روی کالای داخل انبار درج می‌شود تگ خوانده می‌شود. این برچسب حاوی اطلاعات مهمی در خصوص کالاست.

• کاردکس

کارت انبار که زمان و تاریخ ورود و خروج و مقدار هر کالایی را نشان می‌دهد.

• کارت قفسه

 که در هر ردیف از قفسه‌ها برای گروه کالاها نصب می‌شود.

• ابزار اندازه‌ گیری

مانند باسکول، ترازو، متر و …

• مواد اولیه

مواد خامی که برای تولید در شرکت‌ها استفاده می‌شود.

• کالا نیمه ساخته

که قرار است بقیه مراحل آن در خط تولید مونتاژ شود.

• کالا ساخته‌ شده

کلیه کالاهایی که برای ارائه به مشتری و فروش تولیدشده و در انبار نگهداری می‌شوند.

• قفسه‌ بندی

چیدمان کالا در داخل قفسه‌ها برای راحتی در حمل و انتقال و …

• کد گذاری

روش نام‌گذاری کالاها در انبار

• حداقل موجودی کالا و حداکثر موجودی کالا

هر کالایی که در انبار است نباید از یک مقدار مشخصی کمتر و از یک مقدار مشخص بیشتر باشد.

• گردش موجودی کالا

تعداد دفعاتی که در هر دوره زمانی مشخص خریداری‌شده.

• فرم‌ انبار

شامل رسیدها، حواله و اعلان نیاز به انبار است.

فرایند اساسی در انبارداری و مراحل انبارداری

هر کاری مانند انبارداری یک سری مراحل و اصول دارد که باید رعایت شود تا کارها به‌درستی پیش بروند. در انبارداری نیز فرایندهایی برای مدیریت این بخش ایجادشده‌اند که عبارت‌اند از:

“پیشنهاد میکنیم درباره انباردار کیست و شغل انبارداری بیشتر بخوانید.”

• پذیرش و دریافت کالا در انبار

تحویل کالاهای خریداری‌شده به انبار یا محصول تولیدی به انبار در این بخش قرار می‌گیرد و پس از ثبت تعداد و حجم و مقدار و کیفیت کالا برای چیدن در انبار تقسیم می‌شود.

• چیدمان کالا در انبار

وقتی کالاها وارد انبار شدند باید طبق قوانین انبارداری و کدگذاری در قفسه‌ها و مکان‌های مشخص‌شده چیده شوند. هدف این کار استفاده درست از فضا و ایمنی انبار و کارکنان است.

• جمع‌ آوری کالا

در این بخش کالاهای ساخته‌شده که قرار است تحویل مشتری شود برای ارسال به بسته‌بندی و بارگیری آماده می‌شوند. اگر تعداد سفارش‌ها بالا باشد و یا مشتری چند نوع کالا را سفارش داده باشد، کار پیچیده‌ای خواهد شد که حتما باید با دقت فراوان صورت گیرد.

• بسته‌ بندی

پس از جمع‌آوری کالاهای سفارش داده‌شده، همه آن‌ها برای بسته‌بندی ارسال می‌شوند. کارکنان پس از اتمام کار بسته‌بندی کالاها را تحویل بارگیری و حمل‌ونقل می‌دهند. در زمان بسته‌بندی برگه حاوی اطلاعات محصول مانند تاریخ تولید و تاریخ انقضا، تعداد کالا و وزن و … روی فرم درج می‌شود تا تحویل مشتری گردد.

• توزیع کالا

با برنامه‌ریزی درست می‌توان کالاها را درزمانی که مشتری مشخص کرده تحویل داد. این کار مستلزم اجرای زمان‌بندی از بسته‌بندی تا حمل به محل مشتری را شامل می‌شود. وقتی توزیع با تاخیر انجام شود، تحویل کالا نیز با تاخیر پیش خواهد رفت که سبب نارضایتی مشتری‌ها می‌شود.

• پیگیری موجودی

پس از تحویل کالا به واحد بارگیری، بخش حسابداری موجودی پایان دوره را چک می‌کند تا برنامه جدید برای تولید مجدد یا خرید کالاهای ناقص را تهیه کنید و تحویل بخش‌های دیگر دهد. وقتی مدیر انبار کار بلد باشد این مرحله و کلیه مراحل درست اجراشده و درنهایت بازدهی شرکت افزایش می‌یابد.

• گزارش دهی و آنالیز

کلیه وقایعی که در انبار انجام می‌شوند از ورود کالا تا خروج و کنترل موجودی و … باید در پایان دوره‌های مشخص در قالب یک بانک اطلاعاتی تهیه‌شده و تحویل داده شود.

• کنترل خسارت

این بخش مستلزم بررسی‌های مکرر برای جلوگیری از بروز ضرر و زیان به کالاهای انبارشده است و شامل کنترل سیستم برقی، ایمنی، هوای محیط انبار، وضعیت کالاها و. است.

آشنایی با فلوچارت انبارداری

فلوچارت درواقع ارائه اطلاعات گردش کالا از تولید تا مصرف در انبار به شکل سلسله مراتبی و در قالب یک نمودار است. فلوچارت انبار به سه شکل ترسیم می‌شود، دریافت کالا، ذخیره‌سازی و تحویل کالا که برای انبارهای کوچک این فلوچارت پیاده‌سازی می‌شود.

ولی وقتی انبار خیلی بزرگ باشد از 10 گام یا بیشتر برای کنترل و مدیریت انبار به‌صورت ترسیم مرحله‌به‌مرحله کار استفاده می‌شود که شامل انبار ذخیره، بخش حمل‌ونقل، تولید، کنترل کیفیت کالا، بسته‌بندی و آماده‌سازی برای تحویل به مشتری و … است.

اهمیت انبارداری در لجستیک

لجستیک کل فرایند مدیریت زنجیره تامین را شامل می‌شود که انبارداری نیز بخشی از این زنجیره است. وقتی موجودی کالاها به میزان درست، در زمان دقیق و باکیفیت بالا تامین شود، موفقیت کسب‌وکار را در پی دارد. لجستیک انبار درواقع یعنی تحویل کالا به مشتری که سبب کاهش هزینه‌های ذخیره و نگهداری کالا و افزایش سرعت تحویل و مدیریت بهینه انبارها می‌شود.

هر نوع محصولی که دارید چه انبار خودتان باشد یا از انبار اجاره استفاده کنید باید مدیریت صحیح انبار در آن اجرا شود. آرتا در کلیه انبارهای اجاره خود اعم از انبار اجاره کاغذ، انبار لوازم آرایشی و ..‌. از برنامه مدیریت انبار حرفه ای استفاده می کند.

اصول و روش حسابداری در انبارداری

تمام اطلاعات مالی و موجودی انبار باید در قالب اسناد شفاف ثبت شود. بخش حسابداری انبارداری یکی از بخش‌های وسیع تحلیل و بررسی وضعیت درآمدی شرکت به حساب می‌آید. برای سهولت کار می‌توان از نرم‌افزار‌های حسابداری شرکتی نیز کمک گرفت. موجودی مشخص و دقیقی از انبار در هر کارت انبار برای مراجعات بعدی باید ثبت شود.

وقتی همه چیز به صورت مکتوب و مدون باشد، در هر پایان هر دوره از کار به راحتی می توان کلیه امور انبارداری را تسهیل کرد و گزارشات نهایی شفافی به مدیریت مجموعه ارائه کرد. اسناد ثبت‌شده در بخش حسابداری انبار به ۴ دسته تقسیم می‌شوند که عبارت‌اند از:

• اسناد خرید

وقتی کالایی خریداری می‌شود، معمولا برای آن فاکتور خرید صادر می شود، این فاکتور در نهایت به بخش امور مالی انبار تحویل شده و در آنجا با ثبت این اسناد در سیستم طبق قیمت خرید باید سندسازی شود و اگر ارزش افزوده دارد یا تخفیف خورده نیز باید رد سند همان فاکتور لحاظ شود.

• اسناد انتقالی

برای انتقال کالا از انبار آرتا به شرکت‌های تولیدی، بازار یا هر مکان دیگر به صدور سند انتقال از مبدا نیاز داریم. در این سند باید همان مبلغی درج شود که زمان درج فاکتور خرید وارد شده است. مبلغ اسناد انتقالی در حقیقت ابزاری برای محاسبه اسناد صادر‌شده از انبار خواهد بود.

• سند بهای تمام‌ شده کالا

محاسبه بهای تمام‌شده کالا‌ها سخت‌ترین مرحله در انبارداری است. در این مرحله علاوه بر هزینه نگهداری از محصول باید مواردی مانند هزینه بسته‌بندی و حمل مستقیم کالا به آن اضافه شود. بهای تمام‌شده کال یک رقم دقیق نیست؛ و در کالا‌های مختلف باهم فرق دارد.

• سند مربوط به بهای کالا صادره

این مرحله به‌صورت دقیق توسط کارشناسان بخش حسابداری محاسبه می‌شود و با کمک دو شیوه یعنی ارزیابی دوره‌ای و ارزیابی دائمی موجودی سند بهای تمام‌شده کالا صادر می‌شود.

انواع سیستم انبارداری و مزایای سیستم‌

سیستم انبارداری فرایند از کنترل موجودی تا گرفتن سفارش و تحویل آن را شامل می‌شود. هدف این سیستم کمک به کسب‌وکارها برای کنترل مطلوب انبار بوده و جلوی تخریب کالا و انباشت مازاد ان را می‌گیرد. در سیستم‌های انبارداری از مدیریت مستقل، زنجیره تامین کالا از ورود تا خروج به انبار و کنترل و مدیریت منابع انسانی شاغل در انبار استفاده می‌شود.

مدیریت مستقل برای کنترل موجودی کالا استفاده می‌شود. زنجیره تامین کل مدیریت انبار را از بخش تولید تا فروش پشتیبانی کرده و منابع انسانی با ترکیب اداره بخش‌های مختلف یک شرکت روند اجرای کار را سرعت می‌بخشد.

مزایای داشتن سیستم انبارداری

• کنترل کارآمد سطح موجودی

با این کار از انباشته شدن بیش‌ازحد یا ناقصی در کالاها از بین می‌رود

• مدیریت هزینه

وقتی کالای مازاد در انبار ذخیره نشود و یا کالای انبار کمبود داشته باشد باعث ضرر کسب‌وکارها می‌شود. وقتی هزینه‌های انبارداری درست اجرا شوند، این زیان‌ها رخ نخواهند داد

• بهبود بهره‌وری انبار

با داشتن سیستم درست انبارداری کلیه امور مرتبط با انبارداری از گرفتن کالا تا چیدن و بسته‌بندی و بارگیری با اصول درستی پیش می‌روند.

• اتخاذ تصمیمات درست

با وجود کارت‌ها و فرم‌های ذخیره و نگهداری کالا، بخش فروش و ارسال محصول به مشتری با روند منظمی اجرا می‌شود.

• افزایش رضایت مشتری

وقتی مشتری محصول خود را باکیفیت بالا و با زمان درست تحویل بگیرد برای افزایش درآمد کسب‌وکار سودمند خواهد بود.

دلایل بروز مشکلات انبارداری

البته هرچقدر هم سیستم درست باشد و کارکنان کارشان را به‌درستی انجام دهند بازهم بروز خطا غیرقابل‌اجتناب است و مشکلاتی مانند موارد زیر ممکن است در حین کار پیش بیاید

• چیدمان نادرست و برنامه‌ریزی اشتباه برای جایابی کالا در انبار
• پیدا نکردن محل موجودی به دلیل چیدن اشتباه
• دقیق نبودن میزان موجودی به دلیل عدم استفاده از کاردکس که باعث ارسال با تاخیر کالا به مشتری و کاهش فروش می‌شود.
• کنترل کیفی نامطلوب در زمان چیدن و بسته‌بندی و ارسال به مشتری به دلیل کوتاهی کارکنان انبار
• فهرست نادرست از محصولات که به دلیل اشتباه در ثبت کالا و موجودی آن رخ می‌دهد
• کالای آسیب‌دیده که به دلیل چیدمان نادرست
• مشکلات نیروی کار انبار به دلیل عدم آموزش درست که باعث کاهش راندمان فروش محصول می‌شود.

سخن پایانی

بحث انبارداری و مدیریت آن بسیار گسترده بوده و یادگیری آن نیازمند آموزش اصولی و بخش‌بندی شده است. اگر می‌خواهید انبار کسب‌وکار خود را درست بچینید و مدیریت آن را به نحوه احسن پیش ببرید، حتما برای یادگیری و استفاده از نرم‌افزارهای انبارداری هزینه و وقت صرف کنید. اگر انبارداری درستی داشته باشید، از زمان ورود کالا تا خروج آن می‌توانید بفهمید که چقدر مواد مصرف‌شده، چقدر کالا به فروش رفته و بازدهی کارتان و تحلیل وضعیت کسب‌وکارتان راحت‌تر خواهد شد.

چنانچه خودتان انبار ندارید و جای مطمئنی برای انبار کردن کالاهایتان پیدا نکرده‌اید می‌توانید با مراجعه به وب‌سایت آرتا، از انواع انبارها و شرایط نگهداری کالاها در آن مطلع شوید و هر سؤالی نیز درباره قوانین و چگونگی نگهداری کالا و هزینه آن‌ها دارید می‌توانید از بخش تماس با ما با کارشناسان ما تماس بگیرید. ما بهینه‌ترین و کم‌هزینه‌ترین راه‌حل را برای شما فراهم می‌کنیم.